Vad är det med ett nytt år som fyller oss alla med suget att rensa ut? Kläder, gamla leksaker – det är det enkla. (Om den används försiktigt, donera, snälla !) Men hur ska man hantera högar på högar av ekonomiskt pappersarbete? Hur länge ska du behålla dina skattedeklarationer? Hur är det med gamla checkhäftesregister och lönebesked? Vi knackade New York Times bästsäljande författare och organiserings- och produktivitetskonsult Julie Morgenstern att ge oss svaret en gång för alla.
1. Skattedeklarationer: 3 år
Tidigare var sju år rekommendationen, men Morgenstern vidhåller att tre år räcker. Det betyder innevarande år plus tre år tillbaka, men alla borde kolla med sin egen revisor för att se om det finns någon anledning att behålla skattepapper längre än tre år, förklarar hon. Några exempel på extremvärden: Kanske gick du igenom en skilsmässa. Eller så kanske du köpte ett hus på ett år som ligger strax utanför treårsmarginalen. Fråga din revisor, men om en betydande händelse inträffat som du kan behöva hänvisa till kan det vara värt att hålla i, tillägger Morgenstern.
Proffstips för hur man organiserar sig: Morgenstern föreslår att du skapar en enda mapp för varje år och skriver ut en kopia av dina skatter (förutsatt att du arkiverat elektroniskt) för att bo där. Dessa pärmar förvarar din skattedeklaration, men säkerhetskopierar också för eventuella avdrag du kan ha begärt, säger hon. Sedan, i början av ett nytt år, starta en ny mapp som innehåller alla skatterelaterade pappersarbeten för året som det fortsätter.
2. Checkboksregister: Upp till 10 år
Om du fortfarande skriver checkar eller har register från skatterelevanta år, behåll de valparna i ungefär ett decennium. Checkboksregister är nästan som en dagbok, förklarar Morgenstern. De är inte bara historien om ett år, utan om du använder dem regelbundet är det en referens för dyra inköp eller tjänster som du inte sparat kvitton på. (Dessutom är det här poster som inte finns digitalt, vilket innebär att du måste behålla dem längre.)
Proffstips för hur man organiserar sig: Poppa relevanta checkhäftesregister i tillämplig deklarationsmapp. (Allt längre bak kan du gömma allt tillsammans.)
3. Månadsräkningar: Kasta
Din elräkning. Ditt mobiltelefonutdrag. Enligt Morgenstern går det alldeles utmärkt att strimla vid ankomst. Dessa typer av räkningar är alla online och konsekvenserna [om du behöver hänvisa till en] är relativt små, säger hon. Du kan enkelt gå online och ta reda på vad du betalade förra månaden – eller vad du betalade för ett år sedan.
Proffstips för hur man organiserar sig: Tänk på fördelarna med att bli av och strimla det här - det lämnar bara utrymme för det du verkligen behöver komma åt regelbundet, säger Morgenstern.
4. Lönekort: Det beror på
Eftersom de flesta företag digitaliserar stubbar är den enda gången du kan behöva komma åt en papperskopia om du lämnar din position. Om det verkar troligt, skriv ut dem eller spara dem som filer. Först och främst finns det en stor möjlighet att du behöver hänvisa till dem någon gång för skatter, säger Morgenstern. Men det finns också en historia här. Säg att du har flera jobb eller byter jobb ofta. Eller så kanske du jobbar för en arbetsgivare, tar en paus och går sedan tillbaka till dem. Detta är din enda registrering av detaljer som tim- eller projektpris. Håll fast vid någon du tror att du kanske vill referera till i fem år.
Proffstips för hur man organiserar sig: Morgenstern är ett fan av att konvertera dem till PDF-filer och lagra dem i en skrivbordsmapp.
5. Kreditkortsutdrag: Kasta
Inget behov av att hålla fast vid dessa – i själva verket är papperslös vägen att gå – eftersom allt är så lättillgängligt online, säger Morgenstern.
Proffstips för hur man organiserar sig: Se till att du har ett separat kort för personliga utgifter och ett för arbete, så att du inte har en enorm mängd lösande av skatter eller utgifter, tillägger hon.
6. Alla kontrakt: För alltid
Ekonomiskt pappersarbete som relaterar till stora ögonblick i ditt liv bör läggas i en för evigt pärm, säger Morgenstern. Några exempel: en köpeskilling för ett hus, din livförsäkring, det första köpet av din bil. Skriv ut dessa och ha dem till hands.
Proffstips för hur man organiserar sig: Allt om det där arkivskåpet (eller låslådan för allt som är extremt känsligt eller svårt att byta ut).
7. Kvitton för onlineköp: Det beror på
Per Morgenstern bör du föra en digital journal minst så lång tid det tar för din vara att komma fram. Beroende på storleken på köpet eller returperioden kanske du vill förlänga den gränsen.
Proffstips för hur man organiserar sig: Varje gång du gör en beställning får du en bekräftelse via e-post, så mitt råd är att skapa en mapp i din inkorg där det står 'order gjorda' och en där det står 'beställningar mottagna'. När något anländer, flytta det från en mapp till nästa som ett sätt att bocka av det och hålla koll.
RELATERAD: 12 högst rankade organisationsprodukter som kommer att rensa upp ditt hem ... och ditt liv
